Čo riešime na prevádzkach
Pri spúšťaní Ellipse často stretávame ekonomické oddelenie, ktoré nestíha rastúci objem dokladov z hotela, reštaurácie a ďalších stredísk. Problém nehodnotíme ako neschopnosť účtovníkov. Pýtame sa, prečo sa údaje, ktoré už vznikli v prevádzke, znovu ručne prenášajú a prečo manažér čaká na výsledok až do mesačnej uzávierky. Automatizáciu preto plánujeme spolu s účtovníctvom už pred ostrým štartom.
Čo treba vyriešiť
Na začiatku projektu dohodnite význam každého ukazovateľa a mapovanie stredísk, položiek a spôsobov úhrady. Prevod dát do účtovníctva nie je dokončený tým, že ich zdrojový systém odoslal; potrebujete aj potvrdenie prijatia a kontrolu rozdielov.
Predkontácie začínajú pri stredisku a končia pri položke
Výnosy potrebujeme členiť od stredísk, ako sú ubytovanie, gastro a wellness, cez kategórie až po konkrétnu položku. Ubytovanie a miestny poplatok nemajú skončiť v jednom nerozlíšenom súčte. S účtovným tímom preto nastavujeme predkontácie výnosov aj súvisiacich skladových nákladov.
Takto možno pripraviť prenos pre malý predaj na pokladni aj faktúru po veľkom podujatí. Cieľom je dostať správne údaje do účtovníctva priebežne, pri vhodnom prepojení už na nasledujúci deň. Rýchlosť však závisí aj od uzatvorenia dokladov, správnosti mapovania a spracovania výnimiek.
Účtovník potrebuje aj druhú stranu: ako bolo zaplatené
Samotný výnosový doklad ešte nevysvetľuje prijaté peniaze. Prichádzajú bankové výpisy, terminálové platby a vysporiadanie platobnej brány. Ellipse Pay prináša väzbu úspešnej platby na konkrétny účet alebo doklad, aby sa dalo dohľadať, čím bola suma krytá.
Pri nastavovaní preto prechádzame nielen účtovanie predaja, ale aj zálohu, doplatok, vrátenie platby a poplatky poskytovateľa. Jeden denný súčet bez podrobností nedáva rovnakú kontrolu ako dohľadateľný vzťah medzi položkou, dokladom a úhradou.
Morning Coffee: ranný prehľad, z ktorého vznikne rozhodnutie
Morning Coffee je náš ranný manažérsky report. Podľa nastavenia prináša výnosy za predchádzajúci deň a obdobie, členenie po skupinách, porovnanie s plánom a minulým rokom. Môže obsahovať aj dopytované obdobia, ceny, podujatia a výhľad obsadenosti či výnosov porovnaný s tempom predaja.
Zmyslom nie je ďalší e-mail do schránky. Ak slabne predaj určitého obdobia, manažér má podklad na včasný obchodný zásah. Ak prevádzka používa úlohy v Team, k číslam sa pridáva aj prehľad dnešnej práce, nových úloh a oneskorených bodov. Ekonomika, obchod a operatíva sa tak stretávajú v jednom rannom rozhovore.
Aj pri rýchlom reporte treba rozlíšiť predbežný prevádzkový výsledok od uzavretého účtovného obdobia. Napríklad náklad raňajok vieme vyhodnocovať priebežne podľa zaevidovanej spotreby; neúplné príjemky alebo odpisy musia zostať viditeľnou výhradou k číslu.
Postup zavedenia v konkrétnej prevádzke
- S účtovníctvom nastavte prenosy z PMS a POS na reprezentatívnych dokladoch vrátane záloh, storien a kombinovaných úhrad.
- Ellipse Pay spájajte s konkrétnym účtom a transakciou. Poplatky a čas vysporiadania sledujte oddelene od hrubého predaja.
- V rannom prehľade uveďte čas aktualizácie, rozsah dát a otvorené výnimky. Každému rozdielu priraďte človeka a termín riešenia.
Výnimka, na ktorú treba myslieť
Odmietnutý export alebo neskorá oprava nesmú ostať iba v technickom logu. Vedenie má vedieť, že časť čísiel ešte čaká na kontrolu, a účtovníctvo má dostať vysvetliteľný opravný tok.
Ako overiť prínos
Merajte oneskorenie údajov, počet odmietnutých prenosov, nevysporiadané rozdiely a čas uzávierky. Výsledok hodnotíte podľa použiteľnosti rozhodnutí, nie podľa počtu automatických e-mailov.
Konkrétne prepojenia a rozsah funkcií prejdeme podľa konfigurácie vašej prevádzky. V schéme pod článkom nájdete súvisiace súčasti Ellipse.
