Čo riešime na prevádzkach
Pri stretnutiach so skladom a účtovníctvom riešime aj situácie, keď evidencia zahlcuje prevádzku: príjem mešká, výdaje raňajok a večerí zostávajú na papieri a inventúra sa dokončuje až pod tlakom uzávierky. Nejde len o termín pre účtovníctvo. Manažér medzitým nemá včasné údaje na nákup, kontrolu spotreby ani rozhodnutie o ponuke.
Čo treba vyriešiť
Príčinou nemusí byť zlé počítanie. Často ide o nesúlad času fyzického pohybu a zápisu. Odporúčame dohodnúť uzávierku príjmu, pravidlá prevodov medzi strediskami a evidenciu výdajov, ktoré nevznikli predajom.
Od elektronického dodacieho listu po fotografiu bločku
Pri príjme využívame import podporovaných elektronických dodacích listov a faktúr. Dodávateľské položky sa postupne mapujú na skladové karty, aby sa opakovaný nákup nemusel znovu ručne skladať. Kontrola zostáva potrebná pri novom výrobku, zmene jednotky alebo balenia.
Ďalšou cestou je fotografia nákupného dokladu v Ellipse Team. OCR pripraví údaje o dodávateľovi, položkách, cenách a množstvách. AI následne pomáha priradiť riadky ku skladovým položkám. Výsledkom je návrh príjemky na kontrolu a potvrdenie, nie nekontrolovaný zápis. Človek sa sústredí na správnosť priradenia a údajov namiesto ich celého prepisovania.
Bufetové výdaje nemusia cestovať cez papierový hárok
Raňajky, večere či iný výdaj možno podľa nastaveného procesu evidovať cez pokladňu alebo mobilné zariadenie priamo na prevádzke. Návrh odpisu je pripravený a pred potvrdením sa upraví podľa skutočnosti. Odpad, nevydaná časť a ďalšie osobitné pohyby musia zostať rozlíšené, aby evidencia nepredstierala, že všetko vydané bolo predané.
Výhodou je skorší a zrozumiteľnejší záznam tam, kde pohyb vznikol. Ak sa aj digitálny výdaj zadáva až po niekoľkých dňoch, samotná výmena papiera za tablet problém aktuálnosti nevyrieši.
Inventúra v mobile skráti prepisovanie, nie fyzické počítanie
Pracovníci jednotlivých stredísk zapisujú skutočný stav k existujúcim položkám priamo v mobile. Záznam sa ukladá po položkách a skladník následne spracuje výsledok bez ručného prepisu hárkov. Rozhodný čas a pohyby počas inventúry však treba dohodnúť rovnako ako pri papierovom postupe.
V našej praxi môže uzávierka čakať na posledné doklady či zberné faktúry, aj keď je samotný súpis hotový. Termín okolo desiateho dňa ďalšieho mesiaca môže byť prevádzkovým cieľom, nie garanciou systému ani zákonnou lehotou. S tímom preto nastavujeme realistický kalendár, vlastníkov krokov a zoznam vecí, ktoré uzavretiu ešte bránia.
Postup zavedenia v konkrétnej prevádzke
- Pri elektronickom importe alebo OCR príjmu overte dodávateľa, položku, jednotku, množstvo a cenu. Návrh priradenia potvrďte pred zaúčtovaním.
- Prepojte POS a skladové odpisy. Osobitne zaznamenajte bufet, odpad, personálnu stravu a presuny.
- Pri inventúre určte rozhodný čas a pravidlo pre pohyby počas počítania. Mobilný zber cez Team musí nadviazať na kontrolu a schválenie rozdielov.
Výnimka, na ktorú treba myslieť
Neskoro doručený doklad alebo opravená príjemka nesmú bez upozornenia meniť už schválený výsledok obdobia. Opravu evidujte s dôvodom a zodpovednou osobou.
Ako overiť prínos
Sledujte oneskorenie príjemiek, záporné stavy, hodnotu nevysvetlených rozdielov a čas uzávierky. Univerzálny deň v mesiaci nenahradí dohodnutý proces s dodávateľmi a účtovníctvom.
Čo hovorí zahraničný výskum
Analýza 42 hotelových prevádzok v 15 krajinách zistila priemerný pomer prínosov k nákladom znižovania potravinového odpadu takmer 7 : 1. Autori upozorňujú na obmedzenú zovšeobecniteľnosť vzorky.
Ide o meranie programov znižovania odpadu, nie o univerzitný test Ellipse ani prísľub návratnosti softvéru. Pre vlastnú prevádzku odporúčame osobitne merať odpad a náklady zavedených opatrení.
Zdroj: The Business Case for Reducing Food Loss and Waste: Hotels — WRI / WRAP, Champions 12.3, 2018.
Konkrétne prepojenia a rozsah funkcií prejdeme podľa konfigurácie vašej prevádzky. V schéme pod článkom nájdete súvisiace súčasti Ellipse.
