Čo riešime na prevádzkach
Pri príprave samoobslužného ubytovania sa stretávame so zámenou online check-inu za formulár, ktorý hosť sám vyplní. Z pohľadu prevádzky však potrebujeme vedieť aj pôvod údajov, výsledok ich kontroly a väzbu na osobu v rezervácii. Ellipse preto spája spracovanie dokladu, voliteľné overovacie kroky a zápis stavu do PMS. Každý z týchto krokov rieši inú časť procesu.
Čo treba vyriešiť
Odporúčame navrhnúť jednotlivé stavy procesu ešte pred automatickým vydávaním prístupu. Rozpoznanie textu z fotografie nezaručuje pravosť dokladu. Ani voliteľná kontrola tváre sama osebe nedokazuje splnenie všetkých povinností ubytovateľa.
Čo prinesie OCR a čo už musí riešiť overenie
Hosť môže odfotiť doklad a OCR pripraví príslušné údaje do formulára namiesto ručného vypisovania. Tým sa znižuje prepisovanie, ale treba počítať s nečitateľnou fotografiou, nesprávne rozpoznaným znakom alebo chýbajúcim poľom. Výsledok má prejsť kontrolou a musí byť možné ho opraviť.
Pri zapnutom podporovanom overovacom procese možno porovnať fotografiu z dokladu so záberom osoby z mobilného zariadenia. Je to ďalší kontrolný krok, nie absolútna garancia identity, pravosti dokladu ani právneho súladu. Rozhodnutie o spracovaní biometrie musí predchádzať jej používaniu: rozsah, právny základ, ochrana údajov a alternatíva pre hosťa sa posudzujú pre konkrétnu prevádzku.
Výsledok musí zostať pri konkrétnom pobyte
Recepcia nemá ráno prepisovať hotový check-in z ďalšej tabuľky. V PMS potrebuje vidieť stav jednotlivých ubytovaných osôb a prípadnú požiadavku na doplnenie. Tento stav možno následne použiť v pravidlách sprístupnenia izby spolu s úhradou a pripravenosťou izby.
Výnimku má prevziať určený človek cez zrozumiteľný postup. Hosťovi nepomôže, ak aplikácia opakovane odmieta fotografiu bez vysvetlenia a neponúkne iný spôsob dokončenia. Samoobsluha má uľahčiť bežný príchod, nie uzavrieť cestu k pomoci.
Postup zavedenia v konkrétnej prevádzke
- Určite údaje potrebné pre konkrétny pobyt a spôsob ich kontroly. Pri OCR dajte hosťovi alebo pracovníkovi možnosť opraviť nesprávne rozpoznaný údaj.
- V Self check-in a PMS udržte väzbu medzi osobou a rezerváciou. Stav „odoslané“ odlíšte od „skontrolované“.
- Pred zavedením práce s dokladmi alebo biometrie posúďte účel, oprávnenia, dobu uchovania a vhodný právny základ. Nastavte aj rovnocenný postup s pomocou človeka.
Výnimka, na ktorú treba myslieť
Nečitateľný doklad, odlišné písmo či neúspešná kontrola nemajú viesť k opakovanému slepému odosielaniu. Prípad má prevziať určený pracovník bez toho, aby si hosť musel zakladať novú rezerváciu.
Ako overiť prínos
Sledujte podiel opravených údajov, nedokončených check-inov a zásahov recepcie. Kvalitu hodnotíte podľa správnosti záznamov a zvládnutých výnimiek, nie iba podľa počtu odoslaných formulárov.
Konkrétne prepojenia a rozsah funkcií prejdeme podľa konfigurácie vašej prevádzky. V schéme pod článkom nájdete súvisiace súčasti Ellipse.
