Modelová situácia z hotelovej a HORECA prevádzky. Odporúčaný postup na spoločný rozbor s vaším tímom.
Situácia na prevádzke
Firma objedná izby pre tím, ale každý účastník si dopláca minibar. Po odchode sa ozvú dve dcérske spoločnosti, ktoré žiadajú odlišné fakturačné údaje. Recepcia má potvrdenie objednávky, účtovníctvo platbu a obchod poslednú verziu dohody.
Čo treba vyriešiť
Najväčší prínos neprinesie rýchlejšie vytvorenie PDF. Prinesie ho jednoznačná dohoda, kto objednáva, kto býva a kto platí jednotlivé služby. PDF zaslané e-mailom navyše netreba zamieňať so štruktúrovanou elektronickou faktúrou.
Odporúčaný postup s Ellipse
- Pred príchodom overte odberateľa, fakturačné údaje a rozsah firemného účtu. Priraďte zálohu ku konkrétnej objednávke.
- V PMS oddeľte firemné a individuálne položky. Spotrebu z POS pripájajte k správnemu účtu už pri predaji.
- S účtovníctvom otestujte export faktúry, zálohy, doplatku aj opravy na vzorovom pobyte. Dohodnite osobu, ktorá rieši odmietnutý prenos.
Výnimka, na ktorú treba myslieť
Zmena odberateľa po vystavení dokladu patrí do schváleného opravného postupu. Neprepisujte ju potichu tak, aby doklad v PMS a účtovníctve znamenal niečo iné.
Ako overiť prínos
Merajte podiel faktúr opravených po odchode, čas prípravy vyúčtovania a počet nespárovaných záloh. Sledujte aj odmietnuté exporty, nie iba počet odoslaných súborov.
Konkrétne prepojenia a rozsah funkcií prejdeme podľa konfigurácie vašej prevádzky. V schéme pod článkom nájdete súvisiace súčasti Ellipse.
